17 Sanal ekipmanın avantajları ve dezavantajları

Sanal ekip, geleneksel iş fırsatlarından memnun olmayan çalışanlar için yükselen bir trend. Bu deneyimli çalışanlar, yerel uzmanlıklarını küresel bir ortamda kullanan serbest çalışanlar, yarı zamanlı çalışanlar ve girişimcilerdir.

Bir bükülme ile uzaktan çalışma şeklidir. Muhtemelen asla yüz yüze görüşmeyeceğiniz, ortak bir müşteriye veya işverene fayda sağlamak için işbirlikçi faaliyetlerle görevlendirilmiş bir ekiple çalışıyorsunuz. Sanal ekibin birçok üyesi serbest meslek sahibi veya küçük işletme sahibidir.

Sanal ekiplere bakarken göz önünde bulundurulması gereken üç ödünleşim düzeyi vardır: sosyal, organizasyonel ve bireysel. Bugün bir sanal takıma başlamayı veya katılmayı düşünüyorsanız, gözden geçirmeniz gereken kritik noktalar bunlardır.

Sanal bir ekibin avantajlarının listesi

1. Sanal bir ekibin varlığı daha mutlu bir çalışan yaratır.

Sanal ekipler uzaktan çalışanlarla çalışır. Uzaktan çalışabilen insanlar genellikle daha mutlu ve daha üretkendir çünkü çalışma koşulları üzerinde daha fazla kontrole sahiptirler. İş ve yaşamı dengelemek için bu yapıda geleneksel istihdama göre daha fazla esneklik mevcuttur. Bu o kadar güçlü bir motivasyon kaynağı ki, her 3 kişiden 1’i zam yerine sanal bir ekibin parçası olarak çalışmayı seçiyor. Bazıları maaş kesintisini bile kabul ederdi.

2. Verimlilik seviyeleri önemli ölçüde artabilir.

Bazı çalışanlar için sanal bir ekibe katılmak o kadar güçlü bir motivasyondur ki üretkenlikleri %40’tan fazla artar. En kötü durumda bile, etkili bir sanal ekip, en az %10’luk bir üretkenlik kazancı elde eder. Çoğu insan, fiziksel bir ofise rapor vermeleri gerekmediğinde elinden gelenin en iyisini yapar ve en büyük kazançlar, en uzun yolculuk yapan işçilerde bulunur. 30 dakikalık işe gidip gelme süresini ortadan kaldırırsanız, o işçiye daha önce sahip olmadığı 1 saatlik boş zaman vermiş olursunuz.

3. Sanal ekipler, şirketlere tonlarca nakit tasarrufu sağlar.

Cisco Systems, bu tür bir yapı ile yılda 270 milyon dolardan fazla tasarruf edebildikleri için sanal ekip oluşturmanın bu avantajının başlıca örneği olarak sıklıkla kullanılır. Kısmen sanal olan bir bilgisayar bile çoğu işletmeye para kazandıracaktır. Ortalama bir işletme, daha az mobilya gereksinimi ve kiralanacak daha az ofis alanı sayesinde, çalışan başına 2.000 $’lık bir maliyet tasarrufu elde edecek. Ofis malzemeleri, aydınlatma ve diğer ofis maliyetlerinde de tasarruf etmeyi unutmayın.

4. Daha geniş bir yetenek havuzuna erişiminiz var.

Sanal bir ekip oluşturmaya karar verdiğinizde, artık şirketinizde ve yerel topluluğunuzda mevcut olan beceri ve yeteneklere bağlı kalmazsınız. İnternet sayesinde, farenizin sadece birkaç tıklamasıyla tüm bir yetenek dünyasına ulaşabilirsiniz. Fiverr ve Upwork gibi platformlar, sizinle uygun fiyatlarla çalışmak üzere serbest çalışanlar ve küçük bağımsız şirketler kiralamanıza olanak tanır. Kısa süreli görevlerden tam zamanlı sözleşmeli işlere kadar herhangi bir iş kapsamı için insanları işe alabilirsiniz.

5. İşletmeniz 24 saatlik döngüler için çalışabilir.

İşletmenizin 7 gün 24 saat açık olduğunu hayal edin. Eskiden bunun için insanların gece vardiyasında çalışması gerekiyordu. Bugün, veri paylaşımının küresel doğasından yararlanabilirsiniz. Bu, ekibinizin işbirlikçi çabalarının asla durmaması gerektiği anlamına gelir. Zaman dilimi farklılıkları aşırı olduğunda iletişim sorunları olabilir, ancak her zaman meşgul olmanın faydaları, yönetim gerektiren olumsuz sorunlardan çok daha ağır basar.

6. Sanal ekipler, işletmenizin çevresel etkisini azaltır.

Çalışanlarınız her gün ofise gitmek yerine sanal olarak evden çalıştığında, çevreye daha az karbon emisyonu salınır. Xerox, sanal ekipler kavramını işgücüne sunduğunda, karbon ayak izlerini sadece bir yılda 41.000 metrik tondan fazla azalttı. İnsanlar evden de çalışabilecekken daha az ısıtma ve soğutma kullanımı, su tüketimi ve elektrik kullanımı gibi ek faydalar da vardır.

7. Pazara sunma sürenizi azaltabilirler.

Sanal ekiplerle saat dilimi avantajlarınız olduğu için ekibiniz daha üretken olabilir. Bu, coğrafi olarak farklı bir ekip oluşturursanız, projeleriniz üzerinde çalışan birilerinin her zaman uyanık olduğu anlamına gelir. Bu üretkenlik düzeyiyle, ürün veya hizmetinizi daha erken piyasaya sürmeniz, yanıt sürenizi iyileştirmeniz ve her pazar için geliştirme sürenizi azaltmanız mümkündür.

8. Daha önce mevcut olmayan yeteneklerden yararlanmak için bir fırsattır.

Amerika Birleşik Devletleri’nin genel nüfusuna baktığınızda, çalışanların neredeyse %20’sinin en az bir engeli var. Bu engeller, bazı işçilerin geleneksel olarak işe alınmasını zorlaştırmaktadır. Ancak sanal bir ekipte çalışma fırsatı bulurlarsa, üretkenliklerini ihtiyaçlarına en uygun şekilde en üst düzeye çıkarabilirler. 30 milyondan fazla Amerikalı, evden çalışmak için daha fazla fırsat olduğunda ortadan kalkabilecek problemler olan yürümekte veya merdiven çıkmakta zorluk çekiyor.

9. Çalışanlar, sanal bir ekip üzerinde çalışırken daha az izin alır.

Geleneksel işverenler, işçiler için tele-çalışmaya izin verdiğinde, hastalık günlerinin kullanımı yılda %6 oranında azalmaktadır. Sanal ekibin üyeleri için bu oran daha da düşüktür. Bunun gibi ekiplerde çalışan birçok işçi sözleşmeli olarak işe alınır, bu da tam zamanlı bir çalışanın tipik faydalarını almadıkları anlamına gelir. Harcamalarının her ay tamamen karşılandığından emin olmak için daha uzun günler ve daha uzun saatler çalışıyorlar. Karşılığında, kendilerine kişisel olarak faydalı olacak şekilde çalışma fırsatı elde ederler.

10. En yüksek sadakat oranları sanal ekiplerde bulunur.

Çalışanlar evde veya tercih edilen uzak bir yerde olsalar bile, sanal bir ekibin üyesi olmak, girdilerinin hala önemli olduğunu hissetmelerini sağlar. İnsanlar yalnızca sesleri duyulmadığında veya pozisyonla ilgili profesyonel gelişim eksikliği olduğunda sanal ekiplerden ayrılır. Yöneticiler, geri bildirim olumsuz olsa bile ekiplerini dinlemek için zaman ayırdıklarında, elde tutma oranları hızla yükselir.

Sanal makinenin dezavantajlarının listesi

1. Güven varsayarak çalışmak zorunda kalırsınız.

Sanal ekipler oluştururken, geleneksel bir iş fırsatının kullandığı aynı görüşme sürecini izlemeleri gerekir. Yöneticiler, onlarla birlikte çalışan insanlara güvenebilmelidir. Ekibinizin ne yaptığını göremiyorsanız bunu yapmak zor. Bazı çalışanların söz verdikleri iş yerine kişisel görevlerle zaman kaybetme olasılığı her zaman vardır. Ancak, bu ekipleri mikro yönetirseniz, sonuçlar olumsuz olma eğilimindedir. Bu nedenle güven baştan tesis edilmelidir.

2. Sanal ekipler, işbirlikçi sonuçlardan ziyade silolar yaratma eğilimindedir.

Sanal bir ekibin yapısı işlemsel olma eğilimindedir. Bir çalışana belirli bir görev atanır, ardından bunu belirli bir zamanda teslim etmesi gerekir. Herkes dışarıda olma eğilimindedir ve haftalık bir konferans görüşmesi için bir araya geldiği için şanslıdır. Evde sanal olarak çalıştığınızda, insanların birbirleriyle iletişim kurarken verdikleri sözel olmayan ipuçlarını kaçırırsınız. Genellikle yanlış yorumlanması kolay olabilecek yazılan kelimelerle baş başa kalırsınız. İletişim zorlukları, iş düzeninin bireysel doğası ile birleştiğinde, silolar oluşma eğilimindedir.

3. Sanal ekiplerdeki insanlar genellikle sosyal olarak izole edilir.

Bazen “su soğutucu etkisi” olarak da bilinen, sanal bir ekipte genellikle eksik olan, çalışmanın sosyal bir yönü vardır. Başkalarıyla birlikte çalışsa da evde tek başına da çalışır. Çalışanlar, ortaya çıkabilecek yalnızlık sorununa karşı koymak için mesleki sorumluluklarının dışında sosyal taahhütlerinde proaktif olmalıdır. Uzaktan çalışırken insanlarla sohbet etme, öğle yemeğini paylaşma veya en sevdiğiniz TV şovları hakkında konuşma fırsatlarına sahip değilsiniz.

4. İletişimi engelleyebilecek zaman dilimi sorunları var.

Şirketinizin Los Angeles’ta olduğunu ve Pasifik Saatine göre çalıştığını varsayalım. Singapur’da, biri New York City’de ve biri Londra’da bulunan iki sanal ekip üyeniz var. İşte böyle bir düzenleme ile dikkate alınması gereken lojistik.

• Merkez ofisinizde saat 14:45 ise Singapur’da ertesi gün 06:45’tir.

• New York’taki işçiniz için saat 17:45 ve siz akşam yemeğini düşünüyorsunuz.

• O zaman Londra’da saat 22:45 olurdu.

Bu zaman dilimi zorluklarını dengelemek kolay değil. Birisi her zaman ekibin ihtiyaçları için düzenli programını feda etmelidir. İyi ekipler, bir grubun veya ekip üyesinin tükenmesini önlemek için bunu kimin yapması gerektiğini değiştirir. Bununla birlikte, birçoğu gereksinimlerini ev ofis saat dilimine dayandırır, bu da genellikle küresel ortamda yüksek kaliteli işçi bulmanın zor olmasının nedenidir.

5. Sanal ekipler teknolojinin maliyetini göz önünde bulundurmalıdır.

Geleneksel bir çalışan olarak evden çalışıyorsanız, kuruluşunuz büyük olasılıkla size evden çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz ekipmanı sağlayacaktır. Sanal bir ekibin üyeleri için durum böyle değil. Her ekip üyesi uyumlu teknolojileri kullanmalı, anlık mesajlaşma, video konferans ve toplantı yazılımlarına aşina olmalı ve iş oluşturmak için kullanılan yazılım veya uygulamalarda bilgili olmalıdır. Daha sonra bu ekipman için önceden ödeme yapmanız gerekir; bu, gelişmiş dünyada yaşamıyorsanız her zaman kolay değildir.

6. Sanal bir ekibin parçası olmak tartışmaların gerçekleşmesini engellemez.

Sanal ekiplerde çalışan insanlar, diğer herhangi bir işçi grubu gibi anlaşmazlıklara sahiptir. Aradaki fark, argümanlarınızın her zaman gerçek zamanlı olarak ele alınmamasıdır. E-posta veya mesajlaşma platformu aracılığıyla bir tartışmanız varsa, konuşmaya devam etmek için her yanıtı beklemek zorunda kalırsınız. Bir konferans görüşmesinde olsanız bile, saat dilimi farklılıkları bir kişi için yaratıcılığını sınırlayan yorgunluk yaratabilir. Sanal takımlara geçerek dramadan kaçınmayacaksınız. Bazı yöneticiler için zor olabilen bu sorunların ele alınma şeklini değiştirecek.

7. Atanan süreçler yararlı olamayacak kadar belirsiz olabilir.

Sanal ekibin her bir üyesinin rollerini ve sorumluluklarını açıkça belirten yöneticiler genellikle en fazla başarıyı göreceklerdir. Ancak, çoğu takımın yönetilme şekli bu beklentiye yaklaşmaz. Birçok işçi, yapmaları gereken iş veya işverenlerinin misyon ve genel vizyonunda oynadıkları rol konusunda net değil. Yapılacak iş kriterleri konusunda belirsizlik olabilir. Her insan başarılı sonuçlar için herkese bağlıdır. Yalnızca bir öğe bozulursa, tüm sanal makine kırılabilir.

Sanal ekibin bu avantajları ve dezavantajları genellikle yönetici tarafından kullanılan beceriler, yetenek ve odak ile birleştirilir. Güven olduğunda, bu takımlar daha iyi performans gösterme eğilimindedir. Çalışanlar kendilerini izole etmenin yollarını bulsalar bile, yönetici gerekli sonuçları yaratmak için her bir ekip üyesinin çalışmasını bir araya getirebilir. Dezavantajlar genellikle yönetilebilirken, herkes doğru yapılandırıldığında zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Bu nedenle bu iş seçeneği artan ilgi görmeye devam ediyor.