Sıcak masa, çalışanları geleneksel ofisten çıkarma işlemidir. Çalışanları ofiste hareket etmeye ve verimsiz hale gelmeye zorlayan duvarlar örmek yerine, paylaşılan masalar küçük gruplar için alanlar yaratarak işbirliğini mümkün kılar. Modern teknoloji bileşenleriyle birleştirildiğinde, genel personel verimliliğinde çarpıcı gelişmeler olabilir.
Çok hareketli ve nadiren ofiste olması gereken ekipler için çok faydalıdır. Aynı zamanda herkesin aynı fikirde olması için zaman zaman tele-çalışanlar getiren ekipler için de iyi bir çözümdür.
Sıcak masa, bu tür bir çalışma alanı tasarımına bahis yapmadan önce dikkate alınması gereken bazı avantajlara ve dezavantajlara sahiptir.
Hot Desking’in avantajlarının listesi
1. Bir ofis tasarlamanın ekonomik bir yoludur.
Paylaşılan masaüstü düzeninin açık alanı düzgün bir şekilde uygulandığında, tipik ofis düzeninden daha az toplam alan kullanır. Büyük ekipler, ihtiyaç duydukları alan miktarında %15-25 tasarruf sağlarken, paylaşılan masaüstü ile ofis çalıştırma maliyetlerini %30 oranında azaltabileceklerini görebilirler.
2. Açık bir düzen oluşturun.
Çalışma masası, ekip ortamında daha fazla işbirliğini kolaylaştıran açık bir tasarım oluşturur. Tasarım tamamen açık olabilir ve iş arkadaşları arasında her zaman tam temasa izin verir. Ayrıca, çalışanlara biraz mahremiyet ve kişisel alan sağlarken, insanları tamamen yeni bir yere taşınmaya gerek kalmadan birlikte çalışmaya teşvik eden hafif bir ayrılık da içerebilir.
3. Uzak çalışanları ekipmanla temas halinde tutar.
Uzak çalışanlar, ofiste olduklarında bir ofis alanına erişebilmelidir. Ancak, bu çalışanlar ofiste değilse, masaları paylaşmak için mükemmel bir fırsat haline gelir. Bu alanlar başka bir toplantı odası, gayri resmi bir yaratıcılık oturumu için bir yer ve hatta geçici depolama alanı olabilir. Bu alanlar müsait olduğunda, tüm ekip için atmosferin daha rahat olduğunu göreceksiniz.
4. Sosyal bir kültürü teşvik edin.
Birçok çalışan, iş sorumluluklarının işte kaldığı ve kişisel sorumlulukların işten uzaklaştığı bir ortamda büyüdü. İşyerinde sosyal bir kültüre sahip olmak bazen verimlilik verimsizliklerine yol açabilir. Ayrıca bazı bilgisayarlarda oluşabilecek kişilerarası stres miktarını da azaltabilir. Bireysel koltukların atanması, çoğu çalışanın performansı azaltabilecek silo tabanlı bir yaklaşım benimsemesine de neden olacaktır. Paylaşılan masa, ofisi bir mülkten çok bir iletişim aracı gibi hissettiriyor.
5. Ofisi düzenleyin.
Bir çalışma alanı düzenli kaldığında, insanlar daha üretken hale gelir. Geleneksel ofis kurulumunda, bazı ofisler tamamen organize edilmiş ve diğerleri tamamen çöpe atılmış olabilir. Bu görsel estetik, ekip üretkenliğini etkileyebilir. Paylaşılan masaüstlerinde alan çok açık olduğu için temizlik ilkelerini uygulamak daha kolaydır. Bu, mevcut dağınıklığı azaltır ve nihayetinde ekiplerinizin ve gelecekteki müşterilerinizin doğru ilk izlenimi elde etmesine olanak tanır.
6. Ofis hiyerarşisini dağıtın.
Geleneksel ofiste, çalışanların kıdem veya önemli unvanlara sahip olanlardan kaçınmasına neden olan belirli bir hiyerarşi vardır. “Açık kapı politikası” yürürlükte olsa bile, nadiren kullanılır çünkü kapılar her zaman gerçekten açık değildir. Paylaşılan masaüstü ile geleneksel yapı bozulur. Ünvan, statü veya yetenek ne olursa olsun ekipleri bir araya gelmeye teşvik ettiği için esneklik çalışma alanına dahil edilmiştir.
7. İhtiyaçlarınızı karşılayacak kadar esnektir.
Tüm ekibiniz için paylaşılan bir masaüstüne sahip olmaya karar verebilirsiniz. Belirli iş işlevleri için paylaşılan bir masaüstüne sahip olmayı da seçebilirsiniz. Bu tasarım seçeneğinin sunduğu avantajlardan yararlanmak için tamamen dahil olmanız gerekmez.
Hot Desking’in dezavantajlarının listesi
1. Yeni BT stratejileri gerektirebilir.
Birçok ekip, BT perspektifinden konum tabanlıdır. Bu, bir çalışanın işine erişmek için belirli bir bilgisayarda oturum açması gerektiği anlamına gelir. Paylaşılan masaüstlerinde, çalışanların mevcut herhangi bir masaüstünde oturum açmasına izin vermek daha iyi bir stratejidir. Çalışanların en sevdikleri yerlere çarpmasından kaynaklanan kaosu önlemek için, çalışanların o gün için işe gelmeden önce tercih ettikleri masayı rezerve etmelerini sağlayan bir sisteme sahip olmak yardımcı olur.
2. Bazı personelin kişisel alanlarını kaybetmesine neden olabilir.
Birlikte çalışmak çoğu insanda daha fazla üretkenliği teşvik etse de, bazı ekip üyeleri daha az üretken olabilir. Bazı insanların, yapmaları gereken şeye odaklanmak için biraz mahremiyeti veya kişisel alanı olması gerekir. Çalışma masasına geçiş sürecinde bu çalışanları tanımlayabilmek, bu kaliteli çalışanlar için uzaktan çalışma, uzaktan çalışma veya çevrenin akışının dışında bir yerde onlara kendi alanlarını verme gibi alternatifler aramanıza olanak tanır.
3. Liderlikte aksamalara neden olabilir.
Bir nesilden fazla bir süredir, birçok çalışanın kariyer hedefi, pencereli köşe ofise ulaşmaktı. Ofis hiyerarşisini bozmak, hedeflerine ulaşmaya yakın olduklarını hisseden çalışanlarda kırgınlığa neden olabilir. Paylaşılan masaüstlerini kullanmak, 20 yıllık deneyime sahip birini yeni başlayan birinin yanına koyar ve onlara eşit davranır. Denklemin her iki tarafında da herkes bu tür bir deneyimden zevk almayacak.
4. Arttırılmış BT kaynakları gerektirebilir.
Sıcak çalışma masası, düzgün çalışması için modern teknolojileri gerektirir. Sıkı bir BT bütçesi üzerinde çalışıyorsanız, paylaşılan bir masaüstü yaklaşımı uygulamak muhtemelen biraz zaman alacaktır. Daha iyi bir genel işbirliğini teşvik etmek için tüm çalışanlarınızın mümkün olan en iyi BT kaynaklarına bağlı olması gerekir. Bunu yapabileceğiniz bir yerde değilseniz, o zaman bu, paranız yetene kadar uygulamayı ertelemek isteyeceğiniz bir tasarım seçeneği olabilir.
5. Konaklama gerektiğinde çalışanların erişimini kısıtlayabilirsiniz.
Herhangi bir türde masaüstü paylaşım seçeneğini uygulamadan önce, İK ekibinizin halihazırda yapılmış olan istenen uyarlamaları incelemesi önemlidir. Bazı çalışanların istihdam koşullarının bir parçası olarak karşılanması gereken özel ihtiyaçları olabilir. Paylaşılan masaüstleri bu ayarları karşılamayabilir. Sağlık ve güvenlik konularının yalnızca konaklama talep etmeyenler için değil tüm çalışanlar için ele alınması gerektiğinden, bu, işiniz için bazı potansiyel sorunlar yaratacaktır.
Paylaşılan masaüstlerinin avantajları ve dezavantajları, insanları daha üretken hale getirmek için bir araya getirmeyi içerir. Bu yapıdan faydalanmayan aykırı değerler her zaman olacaktır. İki seçeneğiniz var: onları dahil etmenin yollarını bulun veya bu insanları serbest bırakmanın yollarını bulun. Günün sonunda, paylaşılan masalar olumsuzluklardan daha fazla fayda sağlama eğilimindedir, bu yüzden dünya çapındaki işletmeler için popüler bir tasarım seçimi haline geliyor.