Birçok küçük işletme sahibi, işletme e-postalarını yönetmeyi zor buluyor. Bugün çok sayıda seçenek var ve bazıları o kadar farklı ki, nereden başlayacağınızı bilmek çok büyük bir zorluk olabilir. Outlook veya Gmail gibi ücretsiz bir e-posta sağlayıcısı kullanmayı, bir e-posta sağlayıcısına aylık düşük bir ücret karşılığında abone olmayı veya isterseniz kendi e-postanızı barındırmayı seçebilirsiniz.
Kendi kendine barındırılan yaklaşım, şirketlerin profesyonel iletişimlerini yönetmek için kullandıkları geleneksel yöntemdir. Barındırma paketleri genellikle GoDaddy gibi günümüzün üst düzey yönetim şirketleri tarafından getirilir. Zaten bir web barındırma organizasyonu ile çalışıyorsanız, bunları bağımsız olarak da satın alabilirsiniz. Bu yapı, halihazırda kullandığınız herhangi bir sistem üzerinden istemcinize bilgisayarınızdan erişmenizi sağlar.
Birçok sağlayıcı size iş e-posta ihtiyaçlarınız için web tabanlı erişimi kullanma fırsatı da verir.
Kurumsal iletişimlerinizi nasıl daha etkin bir şekilde yönetmeye başlayacağınızı merak ediyorsanız, işte kendi e-postanızı barındırmanın artıları ve eksileri dikkate alınması gereken yerlerdir.
Kendi e-postanızı barındırmanın avantajlarının listesi
1. Size daha yüksek düzeyde gizlilik sağlar.
Kendi e-postanızı barındırmaya karar verdiğinizde, kontrolünüz altında bir posta sunucusu kullanmanın getirdiği ek gizlilikten yararlanabilirsiniz. Artık her şey sizin gözetiminiz altında kaldığı için harici sağlayıcıların güvenlik süreçlerine bağımlı değilsiniz. Bu hizmeti çevrimiçi varlığınıza dahil etmek için web barındırıcınıza küçük bir ücret ödemeniz gerekse de, iletişim alışkanlıklarınıza başka bir koruma katmanı eklemenin kolay bir yoludur.
2. Bazen bu seçeneği ücretsiz olarak alabilirsiniz.
Birçok web barındırma sağlayıcısı size kendi e-postanızı ücretsiz olarak barındırma seçeneği sunar. Bu seçeneğe, bir hizmet olarak e-posta veya genel seçeneğin ortalama bir kullanıcıya sağladığına benzer şekilde gösterge tablonuz veya gösterge tablonuz aracılığıyla erişebilirsiniz. Bu seçeneğin öğrenmeniz gerekebilecek bazı teknik yönleri olsa da, süreç nispeten basittir. Bilgisayar kullanmayı çok iyi biliyorsanız, iletişim ihtiyaçlarınız için bu sistemi nasıl kullanacağınızı öğrenebilirsiniz.
3. İstediğiniz boyutta e-posta hesapları oluşturmanıza olanak tanır.
Kendi e-postanızı kuran ve yöneten siz olduğunuz için, onu ihtiyaçlarınıza en uygun şekilde tasarlama esnekliğine ve kontrolüne sahipsiniz. Kurum içi e-posta barındırma ile depolama için ödeme yapmadığınız için, ihtiyaçlarınız için istediğiniz büyüklükte hesaplar yapabilirsiniz. Ayrıca sisteminize yeni hesaplar eklemek, birden fazla alan oluşturmak ve insanların üçüncü taraf bir sağlayıcı yerine markanızla ilişkilendireceği bir kimlik oluşturmak çok daha kolaydır. İnsanlara Hotmail adresinize bir e-posta göndermelerini söylemek (bazılarında hala var!) Kendi alanınıza bir mesaj göndermelerini sağlamakla aynı düzeyde profesyonellik ifade etmez.
4. Hatırlamanız gereken tek bir giriş var.
Kendi e-postanızı barındırmaya karar verdiğinizde, bu hizmete erişmek için hatırlamanız gereken yalnızca bir dizi kimlik bilgisi vardır. Diğer kişilere erişim verme konusunda endişelenmenize gerek yok çünkü onlara özelleştirebilecekleri hesaplar atayabilirsiniz. İç ve dış iletişim ihtiyaçlarınızı çok verimli bir şekilde yönetmenizi sağlayacak tek bir kontrol paneline sahip olacaksınız. Bu seçenekle karşılaşılması gereken zorluklar olsa da, çoğu insan, özellikle Outlook gibi mevcut bir web erişim hizmetine yönlendirebiliyorsa, genellikle hayatlarını kolaylaştırdığını fark eder.
5. Sorun giderme amacıyla yalnızca bir destek ekibi gerektirir.
E-posta barındırma ihtiyaçlarınızı çözemediğiniz için dış kaynak kullanmaya karar verseniz bile, kendinizinkini barındırmak, maruz kalmanızı yalnızca bir ekibe azaltmanıza olanak tanır. Bu hizmeti kurmanıza yardımcı olabilecek ajansların intranetinizi geliştirebileceğini, diğer BT kaynaklarını sağlayabileceğini ve yanıt gerektiren bir sorunuz olduğunda size tek bir bağlantı noktası sağlayabileceğini göreceksiniz.
6. Daha hızlı yanıt süreleri vardır.
Kendi ekibinizle çalıştığınızda, istediğiniz zaman güncelleme veya geliştirme yapma olanağına sahipsiniz demektir. Bu yapı, kendi e-postanızı barındırırken yeni teknolojilerden ne zaman kullanılabilirlerse yararlanma fırsatı verir. Bu avantajdan yararlanmanın tek şartı, dağıtım söz konusu olduğunda kaynakların kullanılabilir olmasıdır.
7. Kişiselleştirme olanaklarınız sonsuzdur.
E-posta kendi sunucunuzdayken, sınırlamalarını ve yeteneklerini neredeyse sonsuz şekilde yapılandırabilirsiniz. Bir hizmet olarak e-posta gibi bir şey yerine bu seçeneği seçtiğinizde barındırabileceğiniz şeylerin sınırı gerçekten gökyüzüdür. Hatta size, her ay kullanmadığınız bant genişliği veya trafik için faturalandırılmamanız için, hizmet fiyatlarından yararlanma fırsatı verir. Farklı olağanüstü durum kurtarma seçenekleri arasından seçim yapma fırsatları bile vardır, bu da sizi uzun vadeli yedekleme maliyetlerinden de kurtarır.
8. Web barındırma ve e-posta hizmetlerinizi aynı anda kaybetmenizi engeller.
E-postanızı kendiniz barındırmaya karar verdiğinizde, web siteniz ile kurumsal iletişim arasında bir ayrım katmanı oluşturuyorsunuz. E-posta hizmetiniz web sunucunuza bağlıysa ve bir nedenden dolayı çöküyorsa, hizmetiniz geri yüklenene kadar her ikisini de kaybedersiniz. Bu ilk başta kritik bir konu gibi görünmese de, IX Webhosting bir zamanlar bazı tüketiciler için 2012’de iki haftadan fazla süren uzun bir kesinti yaşadı. Bu süre zarfında e-postanıza ve web sitenize erişiminizi kaybederseniz işinize ne olur?
9. E-postanızı taramaya çalışan diğer şirketlerden kurtulun.
Web sunucusunda bira kurmak yerine bir e-posta sağlayıcısı kullanmak akıllıca olsa da, sağlayıcının teslim etmek zorunda kalabileceği Gmail gibi sitelerde meydana gelen entrikaların (yasal ve yasa dışı) kurbanı olmayacaktır. mesajlarınız. ne olduğunu size bildirmeden. Özel sunucular, bilgiler kendi kontrolleri altında olduğu için bu sorundan etkilenmezler. Hükümet iletişiminizi kontrol etmek istiyorsa, bir arama emri veya mahkeme celbi ile gelip sizi görmelidir.
Kendi e-postanızı barındırmanın dezavantajlarının listesi
1. Yalnızca birkaç web tabanlı seçenek mevcuttur.
Kendi kendine barındırılan e-postanıza erişmek istiyorsanız, bugün size web tabanlı bir hizmet sağlayacak yalnızca birkaç seçenek bulunmaktadır. Bu, müşteriler, tedarikçiler ve distribütörlerle iletişim kurmaya çalışırken seçeneklerinizin sınırlı olduğu anlamına gelir. Gelen kutunuzdaki öğeleri almak için çevrimiçi varlığınıza doğrudan erişmeniz gerekir, bu bazen uzaktan çalışıyorsanız mümkün değildir.
2. Aynı düzeyde spam filtreleme sunmaz.
İş e-postanız aracılığıyla diğer kişilerle iletişim kurmaya başladığınızda, çoğu kendi kendine barındırma seçeneğinin, bu hizmetin diğer biçimleriyle keşfedeceğiniz aynı düzeyde spam ve kimlik avı denetimi sunmadığını göreceksiniz. Yolunuza gönderilen her şey gelen kutunuza düşebilir. Bu seçeneği sunan sağlayıcılar, yapınıza dahil edilmesi için sizden daha fazla ücret alacaktır. Bu nedenle birçok şirket, kendi sunucularını barındırmak yerine bir hizmet olarak e-posta seçeneğini kullanmayı tercih eder.
3. Sektörde çok çeşitli güvenilirlik ve çalışma süresi rakamları vardır.
Kendi e-postanızı barındırmayı düşünüyorsanız, kesinti süresi ve güvenilirlik arasındaki farklar oldukça geniş olabilir. Bu sektörde diğerlerinden çok daha iyi olan bazı sağlayıcılar var, ancak yalnızca birkaçı hizmet olarak e-posta seçenekleri veya genel kullanım ürünleri ile biraz rekabet edebilir. Bu seçeneğin güvenilirliği şüpheliyse, e-postanıza erişmenin veya mesaj göndermenin zor olduğunu görebilirsiniz. Bu hizmet posta hizmetinizde olduğu için daha fazla mahremiyetten yararlanabilirsiniz, ancak ilk etapta e-posta gönderemezseniz bu avantaj ortadan kalkar.
4. Göz önünde bulundurulması gereken göçmenlik sorunları sunabilir.
Web sunucuları arasında geçiş yaptığınızda e-postanızı taşımaya çalışıyorsanız ve kendi sunucunuzu barındırıyorsanız, bu görevi tamamlamak olağanüstü bir zorluk olabilir. Mesajlarınızın günlüğünü indirmenin veya bunları basılı kopya olarak kaydetmenin, her şeyi aktarmaktan daha kolay olduğunu görebilirsiniz. Bu süreç size yeni bir başlangıç sağlayabilir, ancak bazen küçük işletme sahibinin almak istediği şey bu değildir.
5. E-posta göndermenin teknik yönünü bilmenizi gerektirir.
Bir e-posta gönderirken meydana gelen teknik süreçlerin farkında olan birçok kişi olmasına rağmen, ortalama bir kişi işaretle ve tıkla yaklaşımını benimseme eğilimindedir. Kendi kendine barındırılan bir hizmet kullanmaya karar verirseniz, sistemi özel ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde yapılandırmak için ne gerektiğini bilmeniz gerekir. Google Apps for Work gibi bir hizmet olarak e-posta çerçevesi oluşturmanıza yardımcı olan ürünlerle karşılaştırıldığında, bu işlemin tamamlanması önemli ölçüde zaman alabilir.
6. Güvenlik yazılımınızı sık sık güncelleme ihtiyacı vardır.
Kendi e-postanızı barındırmaya karar verdiğinizde, sistemin güvenliğini sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Mesaj göndermek için İnternet’e bağlarsanız, bilgisayar korsanları yine de sisteme erişmeyi deneyebilir. Bu, işleri şirket içinde tutarak tasarruf edebileceğiniz paranın bir kısmının, sizi koruyan yazılımı güncelleme ihtiyacı nedeniyle tüketildiği anlamına gelir. Ayrıca, her şeyin yedeklendiğinden ve verilerinizi güvenli bir yerde sakladığınızdan emin olma sorumluluğunuz vardır.
Bunun yerine e-postanız için bir sağlayıcı kullandıysanız, hizmetinizdeki tüm güncellemelerden üçüncü taraf sağlayıcı sorumlu olacaktır. Güvenliği sizin adınıza hallederler. Ayrıca, yazılım güncellemelerini başlatma sırasında konumunuza yüklemek zorunda kalmadan otomatik olarak alırsınız.
7. Bazı şirketlerin görmezden geldiğini düşünmek için ek maliyetleriniz olacaktır.
Kendi e-postanızı barındırmaya karar verirseniz, bu iletişim aracını dahili olarak yönetirken bir sunucunun masrafını göz önünde bulundurmanız gerekiyordu. Ayrıca, bir kuruluş olarak mesajlarınızı kendi kendinize barındırmak için gerekli olabilecek elektrik ve diğer hizmet gereksinimlerine de yatırım yapmanız gerekecektir. Bant genişliği eklemenin gerekli olabileceği zamanlar vardır, bu da başka bir maliyetin bütçenizi etkileyeceği anlamına gelir. Tüm işi kendi başınıza yapmayı planlamıyorsanız, sisteminizin bütünlüğünü korumanın bir yolu olarak özel bir uzman ekibi kiralamanız veya bu hizmeti saygın bir sağlayıcıya dış kaynak sağlamanız gerekir. Bir şeyler ters giderse, sorunu çözmekten sorumlu olan ekibinizdir.
8. Sorumlulukla ilgili sorunlar olabilir.
Kendi e-postanızı barındırıyorsanız, sunucunuza olanlardan nihai olarak siz sorumlusunuz. Birçok işletme sahibi, bir tedarikçiyi işten çıkarmanın, çalışanlarını işten çıkarmaktan çok daha kolay olduğunu düşünüyor. Üçüncü taraf bir sağlayıcı kiralasanız bile, üretilen deneyime bağlı olarak sizin kararınızdır. Bu, bir sorun ortaya çıkarsa, birçok insanın “Bu benim suçum değil!” demek için ellerini kaldırdığını görebilirsiniz. Bu sizi çözmeniz gereken bir sorunla ve potansiyel olarak bunu yapmanın bir yolu ile bırakır.
Kendi e-postanızı barındırmanın artıları ve eksileri, posta sunucunuzla çalışmanın gizliliğini ve rahatlığını, bu hizmetlerin çoğunu sizin adınıza sağlayabilecek bir hizmetle dengelemeye çalışır. İşin teknik tarafındaki becerilerinize güveniyorsanız, kendi kendine barındırma planını kullanmak çok mantıklı. Tercihiniz üzerine tıklamalı bir e-posta deneyimi olduğunda, farklı bir çözüm size daha iyi sonuçlar verebilir.