E-posta, birbirimizle iletişim kurma şeklimizde devrim yarattı. Mesajlar, dünyanın herhangi bir yerinde geçerli bir e-posta adresi olan herkese gönderilebilir. Bu, işçiler dünyanın yarısı kadar uzakta olsalar bile daha yakın işbirliklerine olanak tanır. Yapması kolaydır, çok az eğitim gerektirir ve birçok düşük maliyetli seçeneğin mevcut olduğu günümüzde çoğu işletme için uygun maliyetlidir. Ayrıca zaman alıcı olabilir ve belirli durumlarda üretkenliği sınırlayabilir.
İş dünyasında e-posta iletişiminin artıları ve eksileri nelerdir? Konuyla ilgili dikkate alınması gereken bazı önemli noktalara bir göz atalım.
İş dünyasında e-posta iletişiminin avantajları nelerdir?
1. Birden fazla kişi konuşmanın parçası olabilir.
E-posta bir konferans araması gibi olabilir, ancak “Beni şimdi duyabiliyor musunuz?” sorulması gereken sorular. Birden fazla e-posta adresi ekleyebilir, insanları bilgilendirmek için kopyalarını gönderebilir ve hatta gerekirse kişilerin gizli kopyalarını oluşturabilirsiniz. Tüm ekibin aynı bilgiyi aynı anda almasını sağlamanın kolay bir yolu.
2. E-postalar herhangi bir zamanda gönderilebilir.
Bir e-postayı ne kadar süre gönderebileceğinizin gerçekten bir sınırı yoktur. Gecenin bir yarısı aklınıza bir fikir gelirse, iş e-posta hesabınıza giriş yapabilir ve bilmesi gerekenlere mesaj gönderebilirsiniz.
3. Dosya ve resimlerin e-postalara eklenmesi kolaydır.
Uygun sıkıştırma yazılımıyla tamamlanmış projeler kolayca e-postayla gönderilebilir. Bu, tek mülk sahiplerinin, serbest çalışanların ve diğer bağımsız yüklenicilerin, yemek masasından çalışsalar bile potansiyel olarak karlı bir iş yürütmelerini kolaylaştırır. Dosya boyutu kısıtlaması olmadığı sürece, dünyanın herhangi bir yerinde geçerli bir e-posta hesabı olan herkese neredeyse her şeyi gönderebilirsiniz.
4. E-posta almak için orada bulunmanız gerekmez.
E-postalar, hesabınıza giriş yaptıklarında insanları bekliyor. Hesap e-postayı alır ve alıcıya bir mesajın beklediğini bildirir. Bir e-postayı okumak genellikle bir sesli mesajı dinlemekten daha az zaman aldığından, bu iletişim yöntemi biraz zaman kazandırabilir.
5. Alındığına dair kanıt talep edebilirsiniz.
Hemen hemen tüm e-posta programları, gönderenlerin gönderilen e-postanın alındığına dair kanıt veya e-postanın açıldığına dair kanıt istemesine izin verir.
İş dünyasında e-posta iletişiminin dezavantajları nelerdir?
1. E-posta genellikle çalışanları çoklu göreve zorlar.
Çoklu görev, eskiden işverenlerin işçilerinin sahip olmasını istediği ünlü bir güçtü. Gelin görün, çoklu görev insanlara çok zaman kaybettirebilir. Bir çalışan bir görevi her değiştirdiğinde 15 dakikaya kadar üretkenlik kaybı meydana gelir. Bu çalışanlar bir projenin ortasında bir e-postaya yanıt verirse, e-postaya ve ardından projeye geri dönmek 30 dakikalık net kayıpla sonuçlanabilir.
2. E-posta, bir hatayı algılamanın hızlı bir yoludur.
Truva atları, virüsler, kötü amaçlı yazılımlar – tek bir e-postadan gelebilecek potansiyel tehlikelerin listesi çok büyük. Kimlik avı dolandırıcılıkları, gizli bilgilerinizi riske atabilir. Günümüzde kullanılan gerçekçi dolandırıcılıklar sayesinde finansal bilgiler hızla çalınabilir ve kullanılabilir. Bunlar çok büyük riskler olduğu için bazı şirketlerin e-posta ekleri sınırlıdır ve bu durum iş yapmayı zorlaştırabilir.
3. E-posta güncel olmayabilir.
Dropbox gibi dosya paylaşım hizmetleri, güvenli bir indirme işlemi aracılığıyla büyük miktarda verinin paylaşılmasına izin verir. Uzak konumlardan video konferans ve diğer yüz yüze iletişim yöntemleri, e-postanın sağlayabileceğinden daha derin tartışmalar sunar. Bir e-postanın yapısı kolayca yanlış yorumlanabilir. Bu nedenle, işletmeler bu iletişim yöntemine eskisi gibi zaman kazandırmadığı için daha az bağımlı olabilir.
4. E-posta kolayca kötüye kullanılabilir.
Kısıtlama olmaksızın birçok şirket, çalışanlarının işe alındıkları işi yapmak yerine ailelerine ve arkadaşlarına çok sayıda e-posta gönderebileceğini keşfetti.
5. Gönderilen tüm e-postalar, şirketin profesyonel bir yansıması olmayabilir.
100 çalışanı olan bir şirket, her gün dünyaya 100 farklı imza gönderebiliyor. Tüm e-postalarda profesyonel gereksinimleri karşılayan ifadeler veya imzalar bulunmayabilir. Tek gereken, hızla yayılan olumsuz bir marka mesajı oluşturmak için kötü bir e-posta.
İş dünyasında e-posta iletişiminin artıları ve eksileri, bunun bilgi aktarmanın tipik olarak olumlu bir yöntemi olduğunu göstermektedir. Bu iletişim yönteminin suistimallerini sınırlamak için sınırlar belirlenebildiği sürece, birçok alanda verimlilik düzeylerini artırması çok muhtemeldir.
